Utmaningar med e-postdata i M365
Microsoft 365 erbjuder inbyggda funktioner för säkerhet och dataåterställning, men det finns vissa begränsningar som organisationer måste vara medvetna om:
- Begränsad lagringstid för säkerhetskopior: Standardinställningarna för dataåterställning i M365 sträcker sig oftast mellan 30 och 90 dagar, beroende på typen av data.
- Risk för dataförlust: Om en användare av misstag raderar en e-post eller om skadlig kod slår till kan viktig information gå förlorad utan en extern backup.
- Cyberhot: Hot som ransomware och phishing-attacker kan snabbt äventyra kritisk data.
Med dessa utmaningar är det tydligt att en strategi som omfattar både backup och arkivering är avgörande.
Backup och arkivering – Vad är skillnaden?
En välfungerande strategi för att skydda e-postdata bygger på en tydlig förståelse för vad backup och arkivering innebär. Backup handlar om att skapa kopior av data som kan återställas om något oväntat inträffar, till exempel en dataförlust eller skada. Detta är en avgörande del av katastrofåterhämtning och hantering av kortsiktiga incidenter. Arkivering, å andra sidan, fokuserar på långsiktig lagring av data som inte längre används aktivt men som måste bevaras för juridiska eller historiska syften. Tillsammans skapar backup och arkivering en robust försvarslinje för företagets e-postdata.
Begränsningar med Microsoft 365:s inbyggda skydd
Även om Microsoft 365 erbjuder vissa grundläggande funktioner för datahantering, är de inte tillräckliga för att täcka alla behov som ett modernt företag kan ha. Standardfunktionerna för datahantering är ofta beroende av förinställda lagringsperioder. Om dessa inte justeras korrekt kan kritisk data automatiskt raderas efter en viss tid. Dessutom kan det vara svårt att återställa specifik information, som ett enskilt e-postmeddelande från ett tidigare datum. För att verkligen skydda sin data mot hot som ransomware, krävs dessutom en dedikerad lösning som inte enbart är beroende av molnets inbyggda skydd.
Fördelar med en dedikerad backup- och arkiveringslösning
Att investera i en extern backup- och arkiveringslösning för M365 kan förse din organisation med både trygghet och säkerhet. Detta inkluderar:
- Skydd mot misstag: Data kan återställas snabbt och enkelt om en användare råkar radera viktiga e-postmeddelanden.
- Efterlevnad av regler och lagar: Med arkivering kan företaget uppfylla regelverk som GDPR och säkerställa att data är åtkomligt under lång tid.
- Snabb återställning: En robust backup-lösning gör det möjligt att snabbt återställa data efter cyberincidenter.
- Effektiv hantering: Genom att arkivera äldre e-post frigörs lagringsutrymme och prestandan i M365 förbättras.
Skydda din data effektivt
I en tid av ständigt ökande datamängder och komplexa cyberhot är det inte längre en fråga om ifall, utan när, en organisation kommer att stå inför en dataförlust eller attack. Genom att kombinera en effektiv backup med långsiktig arkivering skapas en dubbel försvarslinje som skyddar din e-postdata från såväl interna misstag som externa hot.
Microsoft 365 är en kraftfull plattform, men dess inbyggda funktioner räcker inte alltid för att tillgodose dagens krav på säkerhet och efterlevnad. Med en skräddarsydd backup- och arkiveringsstrategi kan ditt företag navigera tryggt i det moderna datalandskapet och samtidigt uppfylla både juridiska och operativa behov.
Vill du veta mer om hur M365 Backup kan hjälpa ditt företag att skydda sin data? Läs mer om tjänsten på vår sida om M365 Backup eller kontakta oss så hjälper vi dig att hitta rätt lösning för dina behov.
